|
Положение об отделе продаж запчастей 1.Цели
1.1.Организовать эффективную систему поставки и продажи запчастей. Объединить продажу автомобилей и предоставление современных услуг автосервиса, с целью обеспечить комплексное обслуживание клиентов. Работать для того, чтобы после приобретения у нас автомобиля, покупатель с удовольствием пользовался услугами нашего автосервиса, и с благодарностью вспоминал наш автоцентр во время движения.
1.2.Эффективной коммерческой деятельностью обеспечивать финансовую стабильность автоцентра и создавать возможности для его постоянного развития. 2.Общие положения
2.1.Отдел продаж запчастей является самостоятельной структурной единицей автоцентра в составе коммерческого управления.
2.2.Отдел создаётся и ликвидируется приказом генерального директора.
Отдел подчиняется по всем вопросам оперативного управления коммерческому директору автоцентра.
2.3.Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом генерального директора автоцентра.
2.4.В своей деятельности отдел руководствуется: - миссией автоцентра;
- уставом предприятия;
- настоящим положением.
3. Структура
3.1.Штатная численность отдела: - начальник отдела;
- менеджеры по продажам.
3.2.Распределение обязанностей между работниками отдела осуществляет начальник отдела.
3.3.Все изменения в штатной численности и структуре отдела разрабатываются начальником отдела, своевременно согласовываются с коммерческим директором, утверждаются генеральным директором, и вносятся во все должностные инструкции и организационные документы.
3.4.Процесс утверждения изменений и внесение их в организационные документы происходит по процедуре, установленной «Положением об объединённой административной системе автоцентра». Этот процесс не должен превышать семи дней. 4. Функции
Начальник отдела по продажам запчастей организует выполнение следующей работы:
4.1.Организует участие сотрудников отдела в формировании маркетинговой системы в области продаж запчастей и предоставления услуг автосервиса; в разработке миссии, бизнес-плана.
4.2.Осуществляет внутри своего отдела комплектацию заявок для обеспечения отдела сервисного обслуживания запчастями; поставку запчастей в сроки и объёмы в соответствии с ежедневными потребностями автосервиса, заказами и заключёнными договорами. Выполняет в процессе организации продаж все правила, установленные «Положением о торговой политике».
4.3.Организует изучение мнения потребителей об уровне цен, видах предлагаемой продукции и предоставляемых услугах. Разрабатывает предложения и рекомендации по изменению ассортимента запчастей, предлагаемых услуг автосервиса.
4.4.Организует продвижение товара, нереализованного в процессе предоставления услуг автосервиса: рассылает в адрес потенциальных клиентов каталоги и прайс-листы; организует обзвоны потенциальных покупателей и личные встречи.
4.5.Участвует в организации, разработке и проведении рекламных мероприятий в средствах массовой информации: - контролирует своевременное предоставление полной информации о рекламной политике автоцентра сотрудникам отдела;
- своевременное ознакомление их со всеми новыми видами рекламной продукции, сроками выхода рекламы в СМИ;
- организует выполнение методические рекомендаций отдела маркетинга по способам общения с потребителями в связи с новыми рекламными предложениями, доводит эти рекомендации до персонала и контролирует их выполнение.
4.6.Проводит анализ существующей системы сбыта запчастей, который включает анализ: - существующей номенклатуры, цен, ассортимента;
- эффективности персонала, занятого в сбыте;
- анализ использования материальных ресурсов в системе сбыта.
Предоставляет по итогам месяца аналитический отчет коммерческому директору.
4.7.Проводит анализ существующей системы снабжения, который включает: - анализ существующей стратегии снабжения;
- анализ использования различных каналов снабжения;
- выявление более эффективных поставщиков.
Предоставляет по итогам месяца аналитический отчет коммерческому директору.
4.8.Координирует работу по определению участков, подлежащих автоматизации, в отделе продаж запчастей. Взаимодействует с отделом АСУ, контролирует процесс автоматизации процессов, способствует их внедрению и использованию.
4.9.Организует ведение базы данных о клиентах, контролирует занесение в базу данных сведений о каждой сделке, совершенной в отделе.
4.10.Организует контроль за приёмкой закупленных запчастей на склад, оформлением необходимых документов, рациональным хранением и подготовкой к отправке потребителям, определяет потребности в транспортных средствах, погрузочных средствах, таре и рабочей силе для приемки и отгрузки товара.
4.11.Координирует деятельность склада. Осуществляет разработку и внедрение стандартов автоцентра по организации хранения, сбыта и транспортировки запчастей со склада.
4.12.Обеспечивает своевременное поступление средств за реализованный товар и предоставленные услуги.
4.13.Участвует в рассмотрении поступающих претензий покупателей и подготовке отчётов на предъявленные иски, а также претензий потребителям при нарушении ими условий договора. Осуществляет контроль за своевременным устранением недостатков, указанных в поступающих от потребителей рекламациях и претензиях.
4.14.Сообщает коммерческому директору обо всех выявленных недостатках в работе отдела, других отделов автоцентра, обеспечивающих сделки с запчастями.
4.15.Устанавливает служебные обязанности для подчинённых, обеспечивает их исполнение. Составляет должностные инструкции для своих подчиненных, по необходимости вносит в них изменения, и утверждает эти изменения в соответствии с установленной процедурой. 5. Права
Отдел продаж запчастей имеет право:
5.1.Не принимать брак, некомплектную продукцию.
5.2.Требовать и получать от всех структурных единиц автоцентра сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.
5.3.Самостоятельно вести переписку по вопросам поставок и реализации запчастей, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим решения коммерческого директора.
5.4.Представительствовать в установленном порядке от имени автоцентра по вопросам, относящимся к компетенции отдела во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.
5.5.Давать разъяснения, рекомендации и указания структурным единицам по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
5.6.Вносить предложения коммерческому директору о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц автоцентра по результатам проверок.
5.7.Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых в автоцентре по вопросам поставок и реализации запчастей.
5.8.Начальник отдела продаж запчастей имеет право подписывать сбытовые, товарно-сопроводительные документы.
5.9.Вносить предложения коммерческому директору о перемещении работников отдела, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наличии взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину. 6. Взаимоотношения (служебные связи)
Отдел продаж запчастей взаимодействует:
6.1.С централизованной бухгалтерией по вопросам получения: - рекомендаций по работе с первичными учетными документами; образцы учетных документов;
- дебиторской и кредиторской задолженности поставщиков и покупателей;
договоров на согласование; - отчетов о прибылях и убытках для участия в тендерах;
- актов сверки расчетов по поставщикам и покупателям;
- актов взаимозачетов;
6.2.С централизованной бухгалтерией по вопросам предоставления: - данных по реализации запчастей;
- актов сверки по остаткам запчастей;
- служебных записок от менеджеров на закупку запчастей;
- служебных записок на командировочные расходы;
- сведений по сделкам по комитету соцзащиты;
- служебных записок на доукомплектацию продаваемых автомобилей;
- ежедневных отчетов по продажам;
- договоров на рассмотрение.
6.3.С юридическим отделом по вопросам получения: - рекомендаций по оформлению договоров и других коммерческих документов; образцы договор и документов;
- методической помощи при разработке новых видов договоров и документов;
- сведений об изменениях законодательства, регламентирующего коммерческие вопросы;
- разъяснения действующего законодательства и порядка его применения;
- консультаций по нестандартным коммерческим ситуациям.
6.4.С юридическим отделом по вопросам предоставления: - проектов договоров для юридической экспертизы и визирования;
- заявок на поиск необходимых нормативных правовых документов и на разъяснение действующего законодательства.
6.5.С управлением по хозяйственному обеспечению по вопросам получения: - автотранспорта на основании поданных заявок;
- средств и оборудования для материально-технического обеспечения отдела, мебели, оргтехники, средств связи для оснащения рабочих мест.
6.6.С управлением по хозяйственному обеспечению по вопросам предоставления: - заявок на услуги автотранспорта;
- заявок на ремонт служебных помещений, водопровода, канализации, электрооборудования;
- заявок на мебель, оргтехнику, средства связи.
6.7.С отделом маркетинга по вопросам предоставления: - маркетинговой информации по отделу продаж запчастей.
6.8.С отделом маркетинга по вопросам получения: - рекомендаций по способам общения с покупателями и клиентами;
- сведений о рекламной политике автоцентра, новых рекламных предложениях.
6.9.С управлением по общим вопросам по вопросам получения: - данных о времени прихода сотрудников на работу;
- информации о правилах контрольно-пропускного режима;
- об имеющихся нарушениях контрольно-пропускного режима сотрудниками;
- штатного расписания;
- схем должностных окладов, доплат, надбавок к заработной плате;
- положений о премировании работников;
- расчетов фондов заработной платы;
- планов обучения персонала;
- сведений о соблюдении персоналом требований по своевременному приходу на работу.
6.10.С управлением по общим вопросам по вопросам предоставления: - информации о сохранности охраняемых объектов и имущества;
- донесений о случаях неисправности и повреждений охранного оборудования;
- объяснительных записок от нарушителей контрольно-пропускного режима;
- заявок и расчетов потребности в квалификационных кадрах по отдельным должностям, профессиям;
- характеристик на работников, представляемых к поощрению;
- характеристик на работников, привлекаемых к материальной и дисциплинарной ответственности;
- объяснительных записок от нарушителей трудовой и профессиональной дисциплины;
- предложений по составлению графиков отпусков;
- сведений о качественном составе рабочих и служащих.
6.11.С финансово-экономичеким отделом по вопросам предоставления: - отчетов о закупках и продажах;
- отчетов о планируемых объемах продаж;
- о потребностях в материалах и запасах материалов.
6.12.С финансово-экономичеким отделом по вопросам получения: - прогнозовых бюджетов;
- рекомендаций и методик по расчетам точек безубыточности сделок и уровня рентабельности.
7. Ответственность
7.1.Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим Положением, несёт начальник отдела продаж запчастей.
7.2.На начальника отдела продаж запчастей возлагается следующая ответственность за: - соответствие законодательству издаваемых отделом инструкций, приказов, выписываемых счетов, соблюдение правил учёта и отчётности;
- составление, утверждение и представление достоверной сводной отчётности и соблюдение сроков её представления в соответствующие структурные единицы автоцентра;
- обеспечение сохранности товара в процессе поставок, продаж и хранения;
- обеспечение коммерческого директора информацией по вопросам работы отдела продаж запчастей;
- достоверность и своевременность предоставления коммерческому директору информации об объёмах запасов, объёмах продаж, сроках и объёмах выполнения договоров и пр.
- своевременное, а также качественное исполнение документов и поручений коммерческого директора;
- недопущение использования информации работниками отдела в неслужебных целях.
- соблюдение трудового распорядка работниками отдела.
7.3.Ответственность работников отдела сбыта устанавливается должностными инструкциями.
|
