г.Ульяновск

1. Общие положения

1.1. Положение об административной системе является организационно-техническим документом, который устанавливает административную систему фирмы и общие правила управления сотрудниками и рабочими процессами.

1.2. Отдельные части административной системы управления установлены.

1.3. Внутренние правила и нормы управления коллективом и рабочими процессами установлены «Положением о фирменных стандартах», «Положением о миссии», «Положением о мотивации персонала».

1.4.Административная система сформирована и описана для того, чтобы создать благоприятные условия для успешного выполнения стратегических целей фирмы; чтобы каждый сотрудник понимал свое место в системе управления, чувствовал необходимость своего труда и справедливую оценку его результатов.

1.5. Внастоящем положении устанавливаются:

- структурные единицы, составляющие систему управления;

- организационная структура;

- правила прямого и функционального подчинения;

- уровни управления с описанием функциональных задач;

- единая система названий должностей, подразделений и отделов;

- графическое изображение организационной структуры;

- порядок внесения изменений в организационные документы.

2. Организационная структура

2.1. Структурные единицы, составляющие административную систему:

Фирма – юридическое лицо, устанавливающее единые цели деятельности; имеющее единые органы управления, централизованную финансово-экономическую службу и бухгалтерию. Управляет фирмой директор.

Направление или служба – самостоятельное структурное подразделение, которое создается и ликвидируется распоряжением директора фирмы.

Службой руководит заместитель директора, назначаемый и смещаемый с должности приказом директора фирмы. Внутри службы выполняются функциональные задачи, определенные данным положением в разделе «Функциональная структура».

Структуру и штатную численность направления, состоящую из отделов и рабочих участков, утверждает директор. Все вопросы распределения обязанностей, полномочий, ответственности решаются на основании должностных инструкций, которое разрабатываются и изменяются по необходимости начальником этого направления.

Отдел – структурная единица внутри направления, которая создается и ликвидируется начальником направления по согласованию с директором.

Отделом руководит начальник отдела, назначаемый и смещаемый с должности приказом директора фирмы. Внутри отдела выполняются функциональные задачи, определенные должностными инструкциями.

Структуру и штатную численность отдела, состоящую из отдельных сотрудников и рабочих участков, утверждает заместитель директора по согласованию с директором. Все вопросы распределения обязанностей, полномочий, ответственности решаются на основании должностных инструкций.

Рабочий участок - структурная единица внутри отдела, которая создается на постоянной или временной основе распоряжением директора. Рабочий участок - оборудованное место для производства работ с обозначенными рабочими местами и распределенной ответственностью за результаты труда и материальные ресурсы, используемые на участке.

На рабочем участке выполняются функциональные задачи, определенные должностными инструкциями.

Рабочим участком руководит старший менеджер, мастер или бригадир, назначаемые начальником отдела по согласованию с директором фирмы.

2.2. В организационной структуре фирмы устанавливаются следующие правила:

Для решения вопросов оперативного управления принимается принцип единоначалия; нижестоящий сотрудник подчиняется вышестоящему, и контролируется им.

Оргструктура устанавливает линии прямого подчинения:

рядовой сотрудник → руководитель рабочего участка → начальник отдела → руководитель направления → директор.

Организационная структура предусматривает дополнительное подчинение по функциональному принципу службам и отделам, решающим отдельные вопросы управления - технические, плановые, финансовые и другие. Функциональные взаимосвязи между службами и отделами описаны в должностных инструкциях.

Все решения, подготовленные функциональными подразделениями, рассматриваются, и утверждаются руководителем того подразделения, для которого они подготовлены.

Решение вопросов оперативного управления входит в обязанности того, кто управляет этой структурной единицей; признается целесообразным и необходимым все вопросы оперативного управления решать внутри того подразделения, где они возникли. На подразделение не возлагается решение тех вопросов, которые эффективнее решать в другом подразделении.

2.3.Организационная структура предусматривает четыре уровня управления:

- учредитель и директор;

- начальник службы, заместитель директора;

- начальник отдела;

- бригадир, старший менеджер.

1 уровень

Учредитель и директор:

- определяют миссию и долгосрочные планы развития фирмы, в том числе ежегодно – план маркетинга и бизнес-план;

- управляют маркетинговой политикой фирмы;

- управляют предпринимательскими рисками и инновациями;

- управляют взаимодействием фирмы с внешней средой и конкурентным рынком;

- выполняют представительские обязанности в органах власти, во взаимодействии со СМИ и общественными организациями, с целью сформировать положительный имидж фирмы в глазах общества;

- организуют эффективное взаимодействие служб и отделов, устанавливают нормы и правила их информационного взаимодействия;

- утверждают стандарты управления, стиль и приемы для всей фирмы;

- утверждают разработанные начальниками служб и отделов системы контроля и стимулирования персонала, нормы кадровой политики;

- утверждают предложенные заместителем директора по общим вопросам кандидатуры на управленческие должности, и все должности, связанные с приемом, хранением и перемещением денежных средств и материальных ценностей;

- обеспечивают выполнение фирмой всех обязательств перед федеральным, региональным, и местным бюджетами.

2 уровень

Начальники служб, заместители директора:

- возглавляют работу службы, направляют её деятельность на выполнение миссии и бизнес-плана фирмы;

- организуют разработку миссии, части плана маркетинга и бизнес-плана фирмы по своему направлению;

- организуют выполнение бизнес-плана фирмы на своем направлении;

- принимают в пределах своих функциональных обязанностей решения по своему направлению;

- преобразуют распоряжения учредителя, директора в конкретные поручения для своих подчиненных и обеспечивают выполнение этих распоряжений;

- формулируют проблемы, возникающие в их направлении; проводят с подчиненными обсуждение этих проблем; предлагают директору планы решения проблем в письменном виде;

- организуют в своей службе накопление и анализ информации о работе по направлениям, маркетинговой и финансовой информации; организуют подготовку информации по своему направлению для принятия решений директору;

- организуют разработку и изменение организационных документов для своего направления: положения, должностные инструкции, памятки и технологические карт; внедряют в работу эти документы после утверждения их директором;

- организуют разработку стандартов на прием на работу в свою службу, на процесс и результаты труда; устанавливают для своей службы необходимые контроллинговые показатели на эффективность и качество труда; внедряют в работу все стандарты, утвержденные директором;

- организуют разработку для своей службы системы материального и морального стимулирования подчиненных в пределах установленного директором фонда оплаты труда; после утверждения директором применяют разработанные системы в работе.

3 уровень

Начальники отделов:

- возглавляют работу отдела, направляют его деятельность на выполнение миссии и бизнес-плана; организуют выполнение бизнес-плана фирмы в своем отделе;

- разрабатывают бизнес-план на год для своего отдела;

- принимают в пределах своих функциональных обязанностей решения по своему отделу;

- преобразуют распоряжения заместителя директора в конкретные поручения для своих подчиненных и обеспечивают выполнение этих распоряжений;

- формулируют проблемы, возникающие в их отделе; проводят с подчиненными обсуждение этих проблем; предлагают заместителю директора управления планы решения проблем в письменном виде;

- организуют в своем отделе накопление и анализ информации о работе отдела, маркетинговой и финансовой информации; организуют подготовку информации по своему отделу для принятия решений заместителю директора;

- организуют разработку и изменение организационных документов для своего отдела: положения, должностные инструкции, памятки и технологические карт; внедряют в работу эти документы после утверждения их заместителем директора;

- следят за исполнением трудовой дисциплины, предотвращают нарушения;

- координируют деятельность своих подчиненных, распределяя между ними ежедневные и долгосрочные обязанности;

- обеспечивают выполнение требований к ритмичности и качеству работы;

- являются наставниками по отношению к своим подчиненным, обучают и вводят в коллектив вновь принятых на работу;

- несут полную материальную ответственность за правильное и эффективное использование в своем отделе оборудования, площадей, программного обеспечения, информации и персонала.

4 уровень

Бригадиры, старшие менеджеры:

- организуют выполнение ежедневных обязанностей рядовым персоналом;

- обеспечивают выполнение технологической дисциплины при осуществлении рабочих процессов; требований техники безопасности, санитарных норм и норм пожарной безопасности;

- предотвращают нарушения трудовой дисциплины;

- воспитывают подчиненных с целью настроить их на эффективную и качественную работу.

Функциональная структура устанавливает:

- коммерческое направление возглавляет зам. директора по коммерции, ему подчиняются: начальники отделов продаж, старший менеджер, инженер-консультант;

- финансово-экономическое направление возглавляет главный бухгалтер, ему подчиняются бухгалтер материального стола, бухгалтер-кассир;

- направление по общим вопросам возглавляет заместитель директора по общим вопросам, функционально ему подчинен весь персонал фирмы по вопросам безопасности и кадровой политики.

4. Функциональная структура коммерческого направления

Во главе направления стоит заместитель директора по коммерческим вопросам он организует выполнение следующей работы:

4.1.Организует разработку миссии, бизнес-плана фирмы по вопросам коммерческого и производственного развития.

4.2.Формирует систему маркетинга и маркетинговых исследований в фирме; систему статистического учёта в отделах коммерческого направления для маркетингового анализа.

4.3.Собирает, анализирует и предоставляет директору фирмы информацию о развитии коммерческого направления и его потребностях.

4.4.Руководит коммерческой деятельностью фирмы и деятельностью по предоставлению услуг. Организует постоянную, эффективную работу по привлечению и удержанию покупателей и клиентов фирмы.

4.5.Организует своевременное заключение договоров с поставщиками, с оптовыми покупателями и партнерами. Устанавливает прямые и длительные, деловые связи с организациями и предприятиями, во взаимодействии с которыми заинтересована фирма.

4.6.Определяет по согласованию с директором направления производственного развития фирмы. Организует разработку и реализацию планов внедрения новой техники, оборудования и технологий в соответствии с бизнес-планом.

4.7.В необходимые сроки организует работу по вопросам стандартизации, сертификации, лицензирования коммерческих и производственных процессов.

4.8.Контролирует:

- взаимоотношения между фирмой и ее покупателями и клиентами, поставщиками и партнерами;

- соблюдение дисциплины при выполнении договоров и обязательств, связанных с коммерческой деятельностью.

- материально-техническое обеспечение коммерческого направления;

- финансовые и экономические показатели коммерческой деятельности фирмы;

- своевременное прекращение продажи товаров и услуг, не имеющих сбыта или же если сбыт этих товаров и услуг не приносит должной прибыли.

4.9.Координирует работу подчинённых отделов и рабочих участков. Вносит предложения по изменению системы управления своими подчинёнными. По согласованию с директором предпринимает необходимые изменения и вносит эти изменения в организационные документы.

4.10.Разрабатывает и внедряет по согласованию с директором стандарты на квалификацию и навыки персонала; на процесс труда, на результаты труда; систему контроля за качеством выполняемых в процессе продаж работ; систему мотивации персонала на результативный труд.

4.11.Организует участие от имени фирмы по согласованию с директором в пресс-конференциях, выставках, презентациях с целью сформировать положительный имидж перед потребителями и обществом в целом.

5. Функциональная структура финансово-экономического направления

Во главе направления стоит главный бухгалтер, он обеспечивает выполнение следующей работы:

5.1.Организует разработку миссии в области финансового развития; финансовые показатели для бизнес-плана фирмы.

5.2.Организует участие в создании системы маркетинговых исследований специалистов по финансам и бухгалтерскому учету. Обеспечивает решение финансовых вопросов, связанных с разработкой технологических приемов и стандартов на обслуживание покупателей и клиентов, на взаимодействие с поставщиками и партнерами.

5.3.Организует систему комплексного финансового и экономического анализа всех видов деятельности фирмы.

5.4.Разрабатывает мероприятия, направленные на повышение конкурентоспособности цен на товары и услуги, предоставляемые фирмой.

5.5.Осуществляет методическое руководство и организацию работы по бухгалтерскому учету, разрабатывает рациональные способы ведения хозяйственного и бухгалтерского учета.

5.6.Организует разработку унифицированной документации, стандартов на ведение хозяйственного и финансового учета для всей фирмы; на документы и информацию, предоставляемые руководителями и сотрудниками внешним и внутренним пользователям.

5.7.Управляет финансовыми потоками. Организует контроль исполнения бюджета движения денежных средств, следит за исполнением бюджета в доходной и расходной части. Организует контроль за дебиторско-кредиторской задолженностью.

5.8.Координирует работу подчинённых отделов и рабочих участков по ведению первичной учетной документации. Вносит предложения по изменению системы управления своими подчинёнными. По согласованию с директором предпринимает необходимые изменения и вносит эти изменения в организационные документы.

5.9.Разрабатывает и внедряет по согласованию с директором стандарты на квалификацию и навыки персонала; на процесс труда, на результаты труда; систему мотивации персонала на результативный труд.

6. Функциональная структура направления по общим вопросам

Во главе управления стоит заместитель директора по общим вопросам, он обеспечивает выполнение следующей работы:

6.1.Организует разработку миссии и бизнес-плана фирмы по вопросам безопасности и обеспечения трудовыми ресурсами. Обеспечивает распространение идей, изложенных в миссии через приказы, распоряжения, положения, должностные инструкции, памятки.

6.2.Формирует кадровую политику фирмы, план работы с кадрами на каждый год. Разрабатывает и внедряет систему проверки соискателей на открывающиеся вакансии и кадровой безопасности фирмы.

6.3.Организует разработку и внедрение после согласования с директором стандартов на отношения между сотрудниками фирмы; на отношения между подчиненными и руководителями; выполнение и результаты работы; на отношение к информации; на обеспечение коммерческой тайны.

6.4.Создает по согласованию с директором систему материального и морального поощрения персонала; координирует процесс ее выполнения. Анализирует эффективность систем стимулирования, вносит необходимые коррективы с целью создать равные для всех работников условия вознаграждения и благоприятный моральный климат в коллективе.

6.5.Разрабатывает и внедряет после утверждения директором необходимые изменения в структуре управления фирмой изменения в положениях и должностных инструкциях. Отслеживает зоны слабой управляемости персонала и разрабатывает меры по ликвидации таких зон.

6.6.Организует постоянную работу по подготовке резерва кадров для выдвижения на руководящие должности и для пополнения рядового персонала. Организует конкурсы на имеющиеся вакансии с целью привлечь на работу в фирму перспективных специалистов.

6.7.Консультирует руководителей фирмы по всем вопросам, связанным с персоналом. Контролирует соблюдение норм трудового законодательства, а также выполнение требований техники безопасности труда. Организует необходимый учёт и отчётность по работе с персоналом.

6.8.Организует повышение квалификации рядового персонала и управляющих; разрабатывает планы обучения на основании запросов персонала и директора.

6.9.Создает систему информационной безопасности фирмы; систему охраны информации, относящейся к коммерческой тайне компании. Разрабатывает и применяет после согласования с директором приемы и нормы охраны офисных и производственных помещений; пропускную и контрольную системы на перемещение материальных ценностей в офисе и на производственном участке.

6.10.Организует юридическое обеспечение деятельности фирмы и взаимодействие с правоохранительными органами с целью защитить интересы фирмы.

6.11.Обеспечивает содержание зданий и помещений фирмы в рабочем состоянии в соответствии с действующими санитарными и противопожарными нормами.

6.12.Контролирует использование и исправность оборудования во всех подразделениях фирмы. Проводит силами своих подчиненных или по согласованию с директором с привлечением подрядчиков ремонт зданий и оборудования. Контролирует качество ремонтных работ. Ведет приемку выполненных ремонтных работ.

6.13.Участвует в разработке планов по созданию интерьера в зданиях и помещениях фирмы, в соответствии с требованиями современного дизайна. Организует работы по благоустройству, озеленению и уборке территории; составляет сметы расходов на содержание зданий и помещений фирмы, прилегающей территории.

6.14.Оформляет документы, необходимые для заключения договоров на приобретение оборудования, оргтехники, мебели, хозяйственных товаров, организация их поставки, приемки и учета.

6.15.Координирует работу подчинённых отделов и рабочих участков. Вносит предложения по изменению системы управления своими подчинёнными. По согласованию с директором предпринимает необходимые изменения и вносит эти изменения в организационные документы.

6.16.Разрабатывает и внедряет по согласованию с директором стандарты на квалификацию и навыки персонала; на процесс труда, на результаты труда; систему мотивации персонала на результативный труд в своем управлении.

7. Организационные документы

7.1.«Положение об объединенной административной системе» является основным организационно-техническим документом, который устанавливает административную систему фирмы и общие правила управления сотрудниками и рабочими процессами.

7.2.Отдельные вопросы формирования коллектива и управления им изложены в «Положении о миссии», «Положении о фирменных стандартах», «Положении о мотивации персонала».

7.3.Внутренние правила и нормы администрирования в отделах установлены должностными инструкциями руководителей отделов.

7.4.Основным организационно-техническим документом, отражающим систему управления для персонала, являются должностные инструкции. Полный пакет должностных инструкций является приложением к «Положению об административной системе фирмы».

7.5.Должностная инструкция отражает компетенцию, уровень должности в организационной структуре, обязанности. С помощью должностных инструкций регулируются взаимосвязи между направлениями, отделами и отдельными сотрудниками.

7.6.Должностные инструкции состоят из следующих разделов:

- цели, выполнение которых является основной задачей при выполнении своих должностных обязанностей;

- требования к работнику: к уровню образования и стажу, к знаниям, необходимым для успешного выполнения своих должностных обязанностей;

- место должности в организационной структуре: способы назначения и освобождения от должности, подчиненность, показатели по которым оцениваются результаты работы, кто замещает на время отсутствия, для управляющих: функциональные обязанности;

- должностные обязанности – перечисляются обязательные для рабочего места или должности обязанности;

- права - оговариваются основные полномочия и права, предоставленные должностному лицу для выполнения возложенных на него обязанностей;

- ответственность - в данном разделе указывается, какую ответственность несет должностное лицо за качество и своевременность выполнения возложенных на него обязанностей, утерю или преднамеренную порчу находящихся в его пользовании материальных ценностей;

- условия работы - указывается режим работы, выходные дни, необходимость поездок в командировки, а также возможность предоставления для работы оборудования и служебного транспорта.

7.7.Все организационно-технические документы оформляются, и изготавливаются в едином информационном и графическом стиле заместителями директора и начальниками отделов, в обязанностях которых это предусмотрено, а затем согласовываются с заместителем директора по общим вопросам.

7.8.Необходимые текущие изменения в организационные документы вносятся в том же порядке. Срок согласования должностных инструкций не должен превышать на каждом этапе 2 рабочих дней. Вносит утвержденные изменения в организационные документы заместитель директора по общим вопросам, в обязанности которого это входит.

7.9.При приеме на работу нового сотрудника заместитель директора или начальник отдела (в день оформления документов) знакомит его с должностной инструкцией под роспись, один экземпляр выдается на руки работнику, второй хранится в личном деле. Всем принимаемым на должности управляющих дополнительно вручается «Положение об объединенной административной системе».